2 cách đơn giản để kiểm soát người dùng truy cập và sửa đổi tài liệu của bạn

 Nếu bạn muốn cho phép người dùng khác thay đổi một phần nội dung nhất định trong tài liệu của bạn, bạn có thể khóa các phần văn bản trong Word và phần được mở khóa sẽ được điều chỉnh tự do. Hoặc không cho người dùng thay đổi nội dung tài liệu của bạn, để thực hiện được 2 loại này vui lòng xem chi tiết bên dưới.

Khóa phần tài liệu được chỉ định trong Word

Trước tiên muốn thực hiện được chức năng này chúng ta cần thực hiện ngắt phần tài liệu cần khóa nội dung. Các bước thực hiện như bên dưới.

Step 1: Để con nháy trỏ trước phần tài liệu mà bạn muốn xử lý, khi đó click Breaks > Continuous trên tab Page Layout. Khi đó để nháy trỏ ở cuối phần tài liệu cần ngắt và thực hiện lại bước trên để thực hiện ngắt tài liệu.

Step 2: Qua tab Review và click vào Restrict Editing

Lưu ý: Trong Word 2007, bạn cần chọn vùng văn bản cần khóa vào tab Review > Restrict Formatting and Editing

Step 3: Trong khung Restrict Editing tìm đến phần Editing restrictions và:

1. Tick vào ô Allow only this type of editing in the document.

2. Click vào hộp bên dưới và chọn Filling in forms trong danh sách.

3. Click vào text Select Sections

4. Trong hộp thoại xuất hiện, chỉ chọn vào phần mà bạn muốn xử lý và khi đó click và nút OK

Step 4: Tiếp đến click vào text Yes, Start Enforcing Protection trong khung Restrict Editing

Step 5: Trong hộp thoại Start Enforcing Protection

1. Tick vào Password

2. Nhập password vào cả 2 ô Enter new password (optional) và Reenter password to confirm

3. Click OK

Step 6: Lưu lại tài liệu của bạn và bây giờ phần tài liệu của bạn đã được bảo vệ bằng mật khẩu

Khoá một phần văn bản trong Word

Phương pháp này sẽ hướng dẫn bạn lock một đoạn văn bản mà bạn không muốn người dùng khác sửa đổi nội dung của văn bản đó.

Step 1: Chọn 1 đoạn văn bản mà bạn muốn xử lý, khi đó chọn vào nút Aa Rich Text Content Control trên tab Developer như hình dưới.

Lưu ý: Cách để hiện thị tab Developer vui lòng click vào link này để tham khảo cách thực hiện: Hiện thị tab Developer trong Word.

Step 2: Trong tab Developer tiếp tục chọn Properties như hình dưới.

Step 3: Trong hộp thoại Content Control Properties thực hiện như sau:

1. Đặt tên trong ô Title

2. Check vào ô Content control cannot be deleted

3. Check tiếp vào ô Contents cannot be edited

3. Click OK để hoàn tất.

Step 4: Bật cửa sổ Restrict Editing (hoặc cửa sổ Restrict Formatting and Edit) bằng cách chọn Restrict Editing trên tab Developer như hình dưới.

Lưu ý:

1. Trong word 2007 chọn Protect Document > Restrict Formatting and Editing trên tab Developer.

2. Có thể chọn Restrict Editing (hoặc Protect Document) trên tab Review.

Step 5: Trên cửa sổ Restrict Editing chọn:

1. Tick vào ô Limit formatting to a selection of styles.

2. Bỏ tick ô Allow only this type of editing in the document.

3. Click vào Yes, Start Enforcing Protection.

Step 6: Trong hộp thoại Start Enforcing Protection hiện ra thực hiện:

1. Tick vào ô Password

2. Nhập password vào cả 2 ô Enter new password (optional) và Reenter password to confirm.

3. Click OK.

Step 7: Lưu tài liệu lại để hoàn tất quá trình.